Bel 06 24 46 59 05

Cases

ContiNU heeft gewerkt aan uiteenlopende cases, waarvan u op deze pagina een aantal voorbeelden vindt. Om de integriteit van de dienstverlening te kunnen waarborgen worden er geen namen van opdrachtgevers genoemd.

Verandermanagement

Organisatieverandering als gevolg van complexe projecten.

Situatieschets: Bij een ingenieursbureau loopt de omzet terug en blijven de resultaten uit na een periode van snelle groei (autonoom en overnames).
Uitvoering: Advies inzake herinrichting bedrijfsprocessen en projectorganisatie, cultuuromslag van reactief naar pro-actief, actieve marktbewerking (leren acquireren) en profilering, van intern gericht naar extern gericht, inkrimping personeelsbestand.
Resultaat: De lange termijn doelstellingen zijn deels bijgesteld en als gevolg daarvan de ondernemingsplannen en uitvoeringsplannen. Door inkrimping personeelsbestand (natuurlijk verloop en gedwongen ontslagen) zijn personeelskosten teruggebracht en is bankzitten binnen de projectorganisatie tegengegaan. Focus op acquisitie en meer opdrachten/orders halen bij bestaande klanten. Projectorganisatie richt zich nu beter op de wensen van de klant. Door herstructurering van de verschillende werkmaatschappijen en hun produkten/diensten ontstaat een bedrijvengroep waarvan de produkten/diensten logisch op elkaar aansluiten en in de externe communicatie goed als één groep te profileren zijn. De geadviseerde veranderingen zijn geïmplementeerd en de resultaten lijken duurzaam te zijn.

Herinrichten interne organisatie en betrokkenheid vergroten (bij ingrijpende software-implementaties)

Situatieschets: Juridische zakelijke dienstverlener heeft nieuwe software aangeschaft voor financiële en dossieradministratie, CRM-pakket, documentbeheersysteem, workflowapplicatie. Deze nieuwe applicaties moeten worden geïmplementeerd, waarbij ervoor is gekozen dat de organisatie zich zal aanpassen aan de nieuwe systemen om te veel maatwerk ICT oplossingen te voorkomen.
Uitvoering: Analyse en herontwerp bedrijfsprocessen (interviews, workshops, procesbeschrijvingen). Veel aandacht voor omgaan met angst voor veranderingen en wegnemen van weerstanden. Advies m.b.t. interne communicatie aan maatschapsbestuur. Door medewerkers in vroeg stadium te betrekken bij veranderingen wordt de betrokkenheid van medewerkers vergroot en draagvlak gecreëerd. Vertaalslag gewenste werkprocessen naar ICT oplossingen, waar nodig de werkprocessen aangepast. Integratie relatiegegevens uit diverse systemen zodat relatiegegevens steeds overal gelijk zijn.
Resultaat: Project op tijd opgeleverd en binnen budget. Door aanpassing werkprocessen is debiteurenbeheer efficiënter en effectiever geworden. Het declaratieproces is versneld. Hierdoor is het onderhandenwerk teruggebracht met +/- 30%. Minder tijd gaat verloren met het zoeken naar dossiers en documenten, nu deze grotendeels zijn gedigitaliseerd. Doordat medewerkers actief betrokken waren bij bedenken van de inrichting van de werkprocessen, is het draagvlak voor nieuwe werkwijzen groot.

Begeleiden van overname en coördinatie van integratie nieuwe werkmaatschappij.

Opdracht: Zorg dat overname en integratie nieuwe werkmaatschappij vlot en probleemloos verloopt (dienstverlener in de techniek). Uitvoering: Checklist opgesteld voor te nemen acties voor en na overname datum om nieuwe organisatie zo snel mogelijk in bestaande bedrijvengroep te integreren. Coördinatie van werkzaamheden stafafdelingen. Overname/fusie besprekingen, contracten opgesteld, adviesaanvraag OR, overleg OR, arbeidsvoorwaarden, facilitering door stafdiensten, voorbereiden aandeelhoudersvergaderingen, vergaderingen met Raad van Commissarissen.

Resultaat: Op overnamedatum zijn infrastructuur en de werkplekken ingericht, alle werknemers geïnformeerd. Gegevens zijn opgenomen in administraties, arbeidsovereenkomsten zijn aangepast en persberichten/communicatieuitingen zijn klaar voor verzending. Integratie verloopt soepel.

Organisatieverandering als gevolg van complexe projecten.

Situatieschets: ICT Projectorganisatie ziet door toename van het aantal grotere, complexe projecten problemen ontstaan bij uitvoeren werkzaamheden en halen van deadlines.
Uitvoering: Advies MT/directie inzake structurering projectorganisatie en resourceplanning. Planningsbureau ingericht. Introductie van PRINCE2 methodiek. Duidelijkheid scheppen over taken en verantwoordelijkheden. Afspraken over inwerken en opleiden junioren.

Resultaat: Verschuiving gerealiseerd van te veel vakspecialisme naar benadering waar eerst goed wordt bekeken wat de klant wil. Strakke planning en projectbewaking resulteert in betere beheersbaarheid van projecten. Opleiden junioren leidt tot bredere inzetbaarheid medewerkers en minder afhankelijkheid van enkele specialisten.

Ondernemerscoaching

Dit is een budgetvriendelijke oplossing voor de MKB-er die wel graag de expertise van een organisatieadviseur inhuurt en zich geen interim manager kan/wil veroorloven. Met coaching en schaduwmanagement sta ik de ondernemer vanuit de zijlijn bij. Kennisoverdracht, feedback, verfrissende kijk en professionele hulp op afroep.

  • Begeleiding bij ideevorming, vormen van visie, strategie en plan van aanpak. Begeleiding bij schrijven ondernemingsplan.
  • Persoonlijke gesprekken, feedback op persoonlijke- en adviesvaardigheden aan de hand van concrete situaties.
  • Participatie of overname van horecabedrijf
  • Begeleiding en feedback kandidaat-participant in horeca-onderneming bij beoordeling van investeringsplan en inventarisatie van eisen en wensen m.b.t. eigen rol en participatie.
  • Advies aan ondernemer met innovatief concept voor gezondheidszorg
  • Nieuwe vestiging voor bedrijf in PC diensten
  • begeleiding van startende ZZP-ers in de bouw
  • leiderschapsvragen: van medewerker naar mede-eigenaar.

Projectmanagement & Kennismanagement

Echt kennis met elkaar delen zet beide partijen aan het denken, levert nieuwe kennis en kan tot innovatie leiden.

Beleidsvorming betreffende kennismanagement.

Een branche-organisatie wil via een portal de kennisuitwisseling tussen kennisinstituten en bedrijfsleven vergroten. Hiervoor heeft zij kennisinstituten en aangesloten bedrijven gevraagd te participeren in het kennisproject. De portal zal een documenten databank, discussiegroepen en informatie over vakspecialismen bevatten.

De bedrijven moeten nu zorgen voor interne richtlijnen over toegankelijkheid en gebruik informatie. Daarnaast moet de functionaliteit van het systeem worden getest en beoordeeld. Daarnaast moeten de bedrijven beleid ontwikkelen, hoe zij hun kennismanagement willen vormgeven. Alle hierboven genoemde vragen komen daarbij aan bod. Coördinatie en projectleiding verzorgd.

Opzetten afdeling voor intern kennismanagement

I am text block. click the edit button to change this text.

Nieuwe klantbenadering.

Situatieschets: Bij een softwareleverancier zijn klanten ontevreden over de service omdat de helpdesk overbelast is en vragen niet naar tevredenheid kan afhandelen. Er ontstaat een behoefte aan verzakelijking en professionalisering van de dienstverlening. De afhandeling van binnenkomend telefoonverkeer wordt gesplitst in storingen en overige vragen. Er wordt een know-how-systeem gebouwd voor registratie van storingen en vastleggen van kennis. Helpdeskmedewerkers gaan werken volgens nieuw klachtenafhandelingssysteem dat urgentie en prioriteit bepaalt (conform ITIL). Medewerkers én klanten vertrouwd maken met nieuwe werkwijze (draagvlak en acceptatie). De website wordt herzien; FAQ, knowledge base, helpdeskmeldingen en andere informatie beschikbaar stellen aan geregistreerde gebruikers.

Resultaat: Storingen worden afgehandeld volgens urgentie- en prioriteiten systeem. Know-how-systeem opgezet voor helpdesk. Hierdoor is de wachttijd bij storingsmeldingen en -afhandeling aanmerkelijk verkort. Aantal telefonische vragen is sterk gedaald, omdat veel informatie voor klanten toegankelijk is gemaakt via de website en er aanvullende trainingen zijn opgezet. Deze trainingen zorgen voor extra inkomsten en ontlasten de helpdesk.

Nieuwe markt vraagt zakelijker benadering.

Een ontwerpbureau wil haar markt verleggen van verenigingen, particulieren en non-profit naar zakelijke markt. Advies over het realiseren van de gewenste professionalisering en verzakelijking zonder eigen karakter en stijl te verliezen. Advies omvat o.a. richtlijnen voor structurering werkprocessen, huisregels, communicatierichtlijnen om hiermee gewenste klantbenadering te realiseren.

Projectleiding en consultancy bij implementatie van software m.b.t. time & billing in advocatuur.

Analyse bedrijfsprocessen. Inrichting van software m.b.t. tijdschrijven en dossieradministratie, financiële rapportages, management informatie. Koppeling van time & billing software, CRM-applicatie en workflowsysteem. Begeleiding bij organisatorische veranderingen. Wegnemen van weerstanden, draagvlak creëren door voldoende tijd en aandacht te besteden aan het proces. Training en opleiding van medewerkers. Diverse juridische dienstverleners. Resultaat: oplevering op tijd en binnen budget; financieel resultaat voor opdrachtgevers: onderhandenwerk teruggebracht met +/-30% en voordelen efficiëncyslag. Beter inzicht in stand van zaken dossiers op de werkplek. Meer discipline bij professionals bij dossieradministratie omdat deze minder bewerkelijk is dan voorheen.

Advies selectie documentbeheer systeem bij juridisch dienstverlener.

Inventarisatie van eisen en wensen, analyse mogelijke oplossingen, advies en implementatie.

Projectleiding bij implementatie documentbeheersysteem bij ICT-dienstverlener

Resultaat: beter gebruik van eerder opgedane kennis. Standaarden voor projectdocumentatie opgesteld, in gebruik genomen en toegepast. Hierdoor verloopt de uitvoering van projecten efficiënter en gestructureerder.

Projectleiding en consultancy bij implementatie van ERP-systeem bij financieel dienstverlener.

Analyse bedrijfsprocessen. Inrichting van software m.b.t. dossieradministratie, financiële rapportages, management informatie. Resultaat: oplevering op tijd en binnen budget.

Automatisering/digitalisering van bibliotheek-catalogus.

Plan van aanpak, ontwerpen coderingssysteem, catalogiseren en rubriceren van publicaties, begeleiding & uitvoering bij herinrichting bibliotheek, informeren gebruikers bibliotheek.

Projectleiding implementatie PRINCE2 projectmanagement methodiek bij ICT dienstverlener.

Inventarisatie soort projecten, vaststellen en aanpassen van werkprocessen conform PRINCE2, betrekken van sales-afdeling bij projectinrichting en projectorganisatie, opstellen van projectdocumentatie en werkprocedures.

Quick Scan

Bedrijfskundige analyse als start voor herziening bedrijfsstrategie en interne organisatie.

Een handelsonderneming zag zich als gevolg van ontwikkelingen in de wet- en regelgeving genoodzaakt de bedrijfsvoering en marktbenadering aan te passen. Met behulp van een bedrijfsscan werden de bedrijfsprocessen doorgelicht en aanbevelingen gedaan betreffende strategie, marketing en verkoop, interne organisatie, financiën, logistiek en voorraadbeheer, ICT en personeelszaken. Het rapport van bevindingen en aanbevelingen bood concrete aanknopingspunten om direct en beter in te kunnen spelen op de wijzigingen in de markt.

Procesbegeleiding

Procesbegeleiding in veranderingstraject (pure faciliterende rol).

In veranderingstraject bij dienstverlener de rol van facilitator / procesbegeleider vervuld bij workshops en brainstormsessies. Op deze manier konden deelnemers/projectteamleden zich concentreren op de inhoud van de discussie en werd gewaarborgd dat alle standpunten aan bod kwamen. Door het stellen van open vragen en doorvragen werd het denkproces versneld. Door open met elkaar te spreken over de gewenste werkwijzen ontstond relatief snel een consensus. Er werd een sfeer gecreëerd waarin medewerkers – door zich te verdiepen in elkaar positie- in staat bleken besluiten te nemen waarbij het afdelingsbelang werd losgelaten en werd nagedacht in het belang van de organisatie als geheel.

Procesbegeleiding in strategiebepalingstraject (met inhoudelijke sturing).

In een technisch bedrijf met een sterke top-down aansturing van medewerkers en leidinggevenden, moest in korte tijd de bedrijfsstrategie worden herzien onder druk van de economische omstandigheden. Om dit proces te begeleiden is gebruik gemaakt van twee procesbegeleiders. Het traject bestond uit een aantal bijeenkomsten en moest resulteren in een nieuw strategisch plan en een korte termijn plan om het bedrijf weer goed op koers te krijgen. Er werd een aantal sessies bedacht waarbij de deelnemers steeds aan de hand van een aantal concrete opdrachten voorwerk moesten doen. Tijdens de sessies werd deze informatie gebruikt om een volgende stap in de strategie vorming te maken. De opdrachten waren nadrukkelijk zo opgezet, dat deelnemers werden geholpen om de dagelijkse problematiek los te laten en met enige afstand naar de eigen organisatie te kijken. Door het creëren van afstand en een veilige setting, durfden de deelnemers zich vrijer uit te spreken. Dit resulteerde in een aantal creatieve oplossingen en een gedegen strategisch plan om de knelpunten in de bedrijfsvoering te kunnen aanpakken.

Copyright 2018 | ContiNU Organisatieadvies & projectmanagement | KvK Rotterdam 24.358.605